Pourquoi externaliser ses activités en tant qu'organisme de formation ?

Les organismes de formation (OF) jouent un rôle crucial dans le développement des compétences et la croissance professionnelle des individus. Dans un environnement en constante évolution, où les technologies et les méthodes de travail changent rapidement, les OF doivent non seulement offrir des formations de qualité, mais aussi gérer leurs ressources de manière optimale. Une stratégie de plus en plus adoptée par les OF est l'externalisation de certaines de leurs activités. Cette approche permet d'obtenir une agilité et une flexibilité économiques cruciales pour s'adapter rapidement aux changements du marché. Cet article explore pourquoi et comment les OF peuvent tirer profit de l'externalisation, en examinant les domaines clés où cette pratique peut être mise en place, les avantages associés et les meilleures pratiques pour réussir cette transition.

Trouver une agilité/flexibilité économique

Avoir une charge financière en fonction de sa taille

Pour un organisme de formation, la gestion des coûts est essentielle. L'externalisation permet d'ajuster les charges financières en fonction de la taille de l'OF. Par exemple, en période de faible activité, il est possible de réduire les dépenses en diminuant les services externalisés, contrairement à des coûts fixes comme les salaires et les loyers qui restent constants.

L'agilité financière est un atout majeur dans un secteur aussi dynamique que celui de la formation. En externalisant certaines activités, les OF peuvent éviter les coûts fixes élevés et adopter une structure de coûts variable plus flexible. Cette flexibilité est particulièrement utile en période de fluctuation de la demande. En période de forte demande, un OF peut augmenter les services externalisés sans avoir à supporter les charges sociales et administratives liées à l'embauche de personnel supplémentaire. À l'inverse, en période de faible demande, les coûts peuvent être rapidement réduits en diminuant les services externalisés.

Exemple : période Covid

La pandémie de Covid-19 a illustré l'importance de cette flexibilité. Avec les restrictions sanitaires, de nombreux OF se sont retrouvés avec des locaux inutilisables, générant des charges inutiles. Ceux qui avaient externalisé leurs activités de formation ou de gestion de locaux ont pu réduire ces coûts plus facilement, limitant ainsi leur impact financier.

Pendant cette période, les organismes de formation qui avaient adopté des stratégies d'externalisation se sont trouvés en meilleure position pour ajuster leurs opérations en fonction des nouvelles contraintes. Par exemple, les formations en présentiel ont dû être annulées ou reportées, laissant de nombreux locaux vides mais toujours coûteux à entretenir. Les OF qui avaient externalisé la gestion des locaux ont pu résilier ou suspendre ces services plus facilement que ceux qui possédaient ou louaient des espaces à long terme.

De plus, avec la montée en flèche de la demande pour les formations en ligne, les OF ont dû rapidement adapter leurs offres. Les organismes qui avaient externalisé certaines parties de leurs opérations, comme le support technique ou la création de contenus numériques, ont pu pivoter plus rapidement et efficacement que ceux qui devaient développer ces capacités en interne.

L'externalisation offre donc une flexibilité non seulement financière mais aussi opérationnelle, permettant aux OF de s'adapter plus rapidement aux changements imprévus et aux nouvelles tendances du marché.

La fonction commerciale

L'importance d'internaliser la fonction commerciale

La fonction commerciale est essentielle pour le développement de l'OF. Le fondateur, souvent le meilleur ambassadeur de l'organisation, comprend parfaitement l'offre, le discours et les valeurs de l'OF. Bien qu'il soit possible de recruter des commerciaux, il est recommandé d'internaliser cette fonction pour garantir une communication cohérente et une compréhension approfondie des besoins des clients.

Le rôle central du fondateur

Le fondateur d'un organisme de formation joue un rôle central dans la définition et la promotion de l'offre de formation. En tant que créateur de l'OF, il ou elle possède une compréhension intime des valeurs, de la mission et de la vision de l'organisation. Cette connaissance approfondie permet de présenter l'OF de manière authentique et convaincante aux clients potentiels.

Avantages de l'internalisation

1. Alignement des valeurs : Les commerciaux internes sont plus susceptibles de partager et de comprendre les valeurs fondamentales de l'OF, garantissant ainsi une communication cohérente et authentique avec les clients.
2. Formation continue : En ayant une équipe commerciale interne, l'OF peut investir dans la formation continue de ses commerciaux pour s'assurer qu'ils sont toujours au courant des dernières offres et des évolutions du marché.
3. Meilleure intégration : Les commerciaux internes sont mieux intégrés aux équipes de l'OF, facilitant la collaboration et la communication entre les différents départements.
4. Retour d'information direct : Les commerciaux internes peuvent fournir un retour d'information direct et rapide aux équipes de formation et de développement de l'OF, permettant des ajustements rapides des offres en fonction des besoins du marché.

Apporteurs d'affaires

Cependant, il peut être bénéfique de collaborer avec des apporteurs d'affaires externes pour élargir le réseau de clients. Ces partenaires peuvent apporter des opportunités supplémentaires sans les coûts fixes associés à une équipe commerciale interne complète.

Les apporteurs d'affaires, souvent payés à la commission, peuvent être une excellente ressource pour générer de nouveaux prospects et élargir la portée de l'OF sans engager de coûts fixes élevés. Ils peuvent aider à pénétrer de nouveaux marchés ou segments de clientèle que l'OF n'aurait pas pu atteindre autrement. Cependant, il est crucial de s'assurer que ces partenaires partagent les mêmes valeurs et standards de qualité que l'OF pour garantir une représentation cohérente de la marque.

Qu'est-ce qu'on externalise ?

Les compétences (communauté de formateurs)

Il est impossible pour un OF de disposer en interne de toutes les expertises nécessaires pour répondre à une demande de formation variée et de qualité. En externalisant les compétences, en collaborant avec une communauté de formateurs indépendants, les OF peuvent offrir une large gamme de formations spécialisées sans avoir à embaucher des experts à plein temps.

Avantages de l'externalisation des compétences

1. Accès à une expertise diversifiée : En collaborant avec des formateurs indépendants, les OF peuvent proposer des formations dans des domaines très spécifiques et techniques qui seraient difficiles à couvrir avec une équipe interne limitée.
2. Flexibilité : Les formateurs externes peuvent être engagés pour des missions ponctuelles ou pour des périodes spécifiques, ce qui permet une grande flexibilité en fonction des besoins de formation.
3. Réduction des coûts : Engager des formateurs externes pour des sessions spécifiques est souvent plus économique que d'avoir une grande équipe de formateurs salariés.
4. Innovation et actualisation : Les formateurs externes, souvent actifs dans leur domaine de spécialité, apportent des perspectives et des connaissances à jour, ce qui enrichit le contenu des formations proposées.

Les bureaux et les locaux

Les coûts associés aux bureaux et aux locaux peuvent être significatifs, surtout en cas d'annulation de formations ou de périodes de faible utilisation. Avec l'essor du télétravail et des formations à distance, la nécessité de disposer de locaux permanents a diminué. Externaliser ces espaces permet de ne payer que pour l'utilisation effective, réduisant ainsi les coûts fixes.

Avantages de l'externalisation des bureaux et locaux

1. Réduction des coûts fixes : En externalisant la gestion des locaux, les OF ne paient que pour l'utilisation effective des espaces, ce qui réduit les charges fixes et améliore la flexibilité financière.
2. Adaptabilité : Les besoins en espace peuvent fluctuer en fonction des périodes de formation et des événements. L'externalisation permet d'ajuster facilement les capacités en fonction des besoins réels.
3. Gestion simplifiée : Les prestataires externes s'occupent de la maintenance, de la sécurité et de la gestion des locaux, ce qui permet aux OF de se concentrer sur leur cœur de métier.
4. Accès à des équipements modernes : Les prestataires de services de bureaux proposent souvent des locaux bien équipés avec des technologies modernes et des installations de haute qualité, ce qui améliore l'expérience des apprenants.

Le marketing et la communication

Les besoins en marketing et communication varient souvent, rendant l'externalisation particulièrement avantageuse. Que ce soit pour la production de contenus vidéo, la rédaction de newsletters, ou la gestion des réseaux sociaux, externaliser ces tâches permet de bénéficier d'expertises pointues sans avoir à embaucher des spécialistes à plein temps.

Avantages de l'externalisation du marketing et de la communication

1. Accès à une expertise spécialisée : Les agences de marketing disposent d'experts dans divers domaines tels que la création de contenu, le SEO, la gestion des réseaux sociaux, et plus encore.
2. Flexibilité : Les besoins en marketing peuvent varier considérablement. Externaliser permet d'ajuster les efforts marketing en fonction des campagnes et des objectifs spécifiques.
3. Coût-efficacité : Plutôt que d'embaucher une équipe marketing interne complète, les OF peuvent engager des experts pour des projets spécifiques, optimisant ainsi les coûts.
4. Innovation : Les agences de marketing et les indépendants restent à jour avec les dernières tendances et technologies, apportant des idées innovantes et des stratégies modernes aux OF.

L'informatique

La gestion du parc informatique, la maintenance des systèmes et la sécurité des données sont des tâches cruciales mais non essentielles au cœur de métier des OF. Externaliser ces fonctions à des prestataires spécialisés assure une gestion efficace et professionnelle tout en libérant des ressources internes.

Avantages de l'externalisation de l'informatique

1. Sécurité et fiabilité : Les prestataires spécialisés offrent des services de haute qualité en matière de sécurité des données et de fiabilité des systèmes informatiques.
2. Accès à des technologies avancées : Les prestataires externes disposent souvent des dernières technologies et outils pour assurer une gestion informatique optimale.
3. Réduction des coûts : Plutôt que d'investir lourdement dans du matériel et des logiciels, les OF peuvent bénéficier des infrastructures existantes des prestataires.
4. Support 24/7 : Les prestataires offrent souvent un support technique continu, assurant que les systèmes informatiques sont toujours opérationnels et efficaces.

La partie financière

La gestion financière, incluant la comptabilité et la fiscalité, peut être complexe et chronophage. Faire appel à un comptable externe permet de garantir une gestion financière rigoureuse et d'optimiser la rentabilité de l'OF, tout en permettant aux dirigeants de se concentrer sur le développement de l'offre de formation.

Avantages de l'externalisation de la gestion financière

1. Expertise spécialisée : Les comptables et conseillers financiers externes apportent une expertise approfondie en matière de comptabilité, de fiscalité et de gestion financière.
2. Conformité réglementaire : Les prestataires externes s'assurent que l'OF respecte toutes les régulations financières et fiscales, évitant ainsi des pénalités et des amendes.
3. Efficacité et précision : L'externalisation permet d'obtenir des rapports financiers précis et à temps, facilitant ainsi la prise de décision stratégique.
4. Focus sur le cœur de métier : En déléguant la gestion financière, les dirigeants de l'OF peuvent se concentrer sur le développement des programmes de formation et l'amélioration de la qualité pédagogique.

Conclusion

L'externalisation est une stratégie puissante pour les organismes de formation souhaitant gagner en agilité et en flexibilité économique. En externalisant certaines fonctions support, ils peuvent se concentrer sur leurs compétences clés, maîtriser leurs coûts et s'adapter rapidement aux changements du marché. Cependant, il est crucial de noter que certaines fonctions, comme la fonction commerciale, doivent être internalisées pour garantir une compréhension approfondie des valeurs et de l'offre de l'OF. Le succès de cette approche réside dans une planification soigneuse, le choix judicieux des partenaires et une gestion efficace des ressources internes et externes. En trouvant le bon équilibre entre ce qui doit être internalisé et ce qui peut être externalisé, les OF peuvent maximiser leur efficacité et leur succès à long terme.